Datenschutzerklärung

Stand: 12. Oktober 2026

Mit dieser Erklärung informieren wir dich nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn du DocsDash nutzt, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht und welche Rechte du hast.

Verantwortlicher

Für Datenschutzfragen und die Ausübung deiner Rechte erreichst du uns unter michael.caspar@quove-creativ.de.

Grundsätze

DocsDash ist eine Datei- und Projektcloud mit persönlichen Konten und Business-Konten. In der Anwendung verwenden wir keine Werbetracker, keine Marketing-Analyse und keine extern geladenen Schriftarten. Wir verkaufen deine Inhalte nicht. Optionale externe Dienste verarbeiten Daten in dem jeweils unten beschriebenen Umfang; für deren eigene Websites gelten zusätzlich deren Datenschutzhinweise.

Die Datenschutzerklärung informiert dich; ihre Kenntnisnahme ist keine pauschale Einwilligung. Soweit eine Funktion deine Einwilligung benötigt, wird sie getrennt eingeholt. Freiwillige Angaben und Funktionen kannst du weglassen. Vertragsnotwendige Angaben brauchen wir, um den jeweiligen Dienst bereitzustellen; Pflichtangaben kennzeichnen wir im Formular.

Hosting und Server-Protokolle

Die Anwendung und die Datenbank werden bei Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern betrieben. Der Hoster erhält die für Betrieb, Wartung und Absicherung erforderlichen Daten als Auftragsverarbeiter; hierfür ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Den konkreten Rechenzentrumsstandort teilen wir dir auf Anfrage unter michael.caspar@quove-creativ.de mit. Datenschutzhinweise von Hostinger.

Beim Aufruf werden technisch bedingt IP-Adresse, Zeit, aufgerufene Adresse, Datenmenge, Statuscode, Referrer und Browserkennung verarbeitet. Das ermöglicht die Auslieferung, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb. Die konkrete Protokollaufbewahrung richtet sich nach der Serverkonfiguration; Auskunft dazu erhältst du über unseren Datenschutzkontakt. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können erforderliche Auszüge bis zur Aufklärung und Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen gesichert werden.

Die Übertragung zwischen deinem Browser und der produktiven Website erfolgt über HTTPS.

Benutzerkonto

Für die Registrierung verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, optional deinen Namen und dein Passwort. Das Passwort speichern wir nie im Klartext, sondern nur als mit scrypt und individuellem Salt berechneten Hashwert. Außerdem speichern wir den Zeitpunkt der Registrierung sowie Version und Zeitpunkt, zu denen du die AGB akzeptiert und diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen hast, um dies nachweisen zu können.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für den Nachweis der Vertragserklärung unser berechtigtes Interesse an deren Dokumentation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine E-Mail-Adresse ist erforderlich. Bei einer unterstützten Anmeldung über einen externen Anbieter ist kein eigenes DocsDash-Passwort nötig. Freiwillige Profilangaben, Profilbilder, die Pet-Auswahl und Anzeigeeinstellungen speichern wir für die von dir gewählte Personalisierung.

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir Anmelde- und Registrierungsversuche. Dafür speichern wir kurzzeitig gehashte Kennungen und Zähler (in der Regel 15 bis 60 Minuten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Deine Dateien und Inhalte

Wir speichern Dateien, Notizen, Ordner und Dateiversionen mit Dateinamen, Typ, Größe, Zuordnung, Zeitstempeln und Favoriten. Der Verlauf enthält bis zu 1.000 Aktivitäten je Konto bzw. Business-Bereich, etwa Uploads und Verschiebungen. Sichtbarkeit und Zugriffe richten sich nach dem gewählten Konto, Teamrechten, veröffentlichten Seiten und deinen Freigaben. Dein persönliches Konto wird durch einen Business-Beitritt nicht für das Team geöffnet.

Inhalte werden technisch für die angeforderten Funktionen verarbeitet. Ein menschlicher Zugriff durch den Betreiber kommt nur zweckgebunden und auf das Erforderliche beschränkt in Betracht, etwa für von dir angefragte Unterstützung, Störungsbehebung, die Prüfung konkreter Missbrauchsmeldungen oder gesetzliche Pflichten. Für die Speicherung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Sicherheits- und Rechtsverfolgungsmaßnahmen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f, gesetzlich verpflichtende Maßnahmen auf lit. c.

Bitte speichere keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (zum Beispiel Gesundheitsdaten) Dritter, wenn du dafür keine Rechtsgrundlage hast. Für Daten anderer Personen in deinen Dateien bist du selbst verantwortlich.

Freigabelinks

Bei der Einstellung „Personen mit Link“ können Personen mit dem gültigen Link und gegebenenfalls dem Passwort auf die Datei zugreifen. Bei vorhandenen empfängergebundenen Freigaben wird zusätzlich das Empfängerkonto geprüft. Gespeichert werden Datei- und Kontozuordnung, Zugangseinstellung, gegebenenfalls Empfängeradresse, geschützte Link- und Passwortwerte, Gültigkeit und Widerruf. Bereits heruntergeladene Kopien lassen sich durch einen Widerruf nicht zurückholen.

Die Freigabehistorie enthält Ereignisse und Zeitpunkte, Aufruf- und Downloadzähler. Bei angemeldeten Personen kann dabei ihre Konto-E-Mail-Adresse erscheinen; unangemeldete Besucher werden als „Linkbesucher“ erfasst. Je Konto bzw. Business-Bereich werden höchstens 2.000 Freigabeereignisse vorgehalten. Nach einer erfolgreichen Passworteingabe setzt DocsDash ein bis zu 15 Minuten gültiges Cookie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber unseren Kunden und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gegenüber Besuchern; unsere Interessen sind die gewünschte Bereitstellung, Zugangskontrolle und nachvollziehbare Absicherung der Freigabe.

Kommentare und Reaktionen auf Freigaben

Auf Dateifreigaben sowie Business- und Projektseiten kannst du freiwillig Kommentare, Antworten und Emoji-Reaktionen hinterlassen. Kommentare sehen alle Personen, die Zugriff auf die jeweilige Freigabe haben – auf einer öffentlichen Business-Seite also auch nicht angemeldete Besucher. Passwort, Ablauf und Zugangsbeschränkungen der Seite gelten auch für die Diskussion. Veröffentlichte Inhalte können von Besuchern kopiert werden; eine spätere Löschung kann solche Kopien nicht zurückholen.

Wir speichern den von dir gewählten Anzeigenamen oder dein Pseudonym, den Kommentartext, die Zuordnung zur Freigabe und gegebenenfalls zum beantworteten Kommentar, Erstellungs- und Änderungszeit sowie die gewählte Reaktion. Bei angemeldeten Personen wird intern zusätzlich das Konto zugeordnet; die Konto-E-Mail-Adresse wird im Kommentarbereich nicht veröffentlicht und nicht automatisch als Anzeigename übernommen. Im Kommentarbereich erscheinen Initialen statt persönlicher Profilbilder. Gastkommentare sind als „Gast“ gekennzeichnet; Gastnamen werden nicht auf ihre Identität geprüft. Reaktionen werden anderen Personen nur als zusammengefasste Zähler angezeigt.

Gäste benötigen weder Konto noch E-Mail-Adresse. Erst beim Senden eines Gastkommentars oder Setzen einer Gastreaktion wird für diese Diskussion ein zufälliges, technisch notwendiges HttpOnly-Cookie (docsdash_comment_…) für bis zu 180 Tage gesetzt. Es ermöglicht das Bearbeiten und Löschen eigener Beiträge und das Ändern oder Entfernen einer Reaktion auf demselben Browser. Serverseitig verwenden wir daraus abgeleitete geschützte Prüfwerte, getrennt je Diskussion. Das Cookie dient nicht der Werbung oder seitenübergreifenden Wiedererkennung; für seine Bereitstellung gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Wenn du es löschst oder einen anderen Browser nutzt, geht die direkte Zuordnung deiner Gastbeiträge verloren. Wende dich für Lösch- oder Auskunftsanfragen dann unter Angabe der Seite und des betroffenen Beitrags an michael.caspar@quove-creativ.de; gegebenenfalls benötigen wir einen angemessenen Nachweis der Berechtigung.

Eigene Beiträge lassen sich über ihr Menü bearbeiten oder löschen; über „Kommentar-Einstellungen“ kannst du deine Beiträge dieser Diskussion herunterladen oder gemeinsam entfernen. Inhaber und Business-Administratoren können Kommentare moderieren und die Diskussion schließen. Beim Löschen entfernen wir Text, Anzeigenamen, Kontozuordnung und Reaktionen; wenn Antworten anderer Personen bestehen, bleibt nur ein neutraler Hinweis mit der technischen Gesprächszuordnung zurück. Kommentare werden höchstens 180 Tage angezeigt und danach im Wartungslauf gelöscht; Antworten enden spätestens mit der Aufbewahrung ihres Hauptkommentars. Nach Widerruf oder Ablauf einer Freigabe bzw. Löschung einer Seite bereinigt der Wartungslauf die zugehörige Diskussion. Für technische Sicherungskopien gelten die unten beschriebenen Löschzyklen.

Für angemeldete Personen verarbeiten wir Beiträge zur Bereitstellung der angeforderten Funktion auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gegenüber Gastbesuchern und zur Moderation und Missbrauchsabwehr stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unsere berechtigten Interessen sind die von den Beteiligten gewünschte Kommunikation über geteilte Inhalte und ein sicherer, störungsfreier Betrieb. In Business-Kontexten gilt ergänzend die nachfolgend erläuterte Rollenverteilung zwischen Organisation und DocsDash. Beiträge sind freiwillig; ohne sie kannst du die freigegebenen Inhalte weiterhin nutzen. Für Spam-Schutz setzen wir Mengenbegrenzungen, kurzlebige gehashte Zähler, ein technisches Spam-Feld sowie den lokalen Textfilter ein. Im Kommentarbereich werden keine Facebook-/Meta-Dienste, externen Avatar-Dienste oder KI-Modelle eingebunden. Die allgemeinen Hosting-Protokolle bleiben hiervon unberührt. Rechtswidrige Kommentare kannst du über „Kommentar melden“ melden.

Business-Bereiche und Teams

Für Vertrags-, Abrechnungs- und eigene Sicherheitsdaten ist der oben genannte Betreiber verantwortlich. Verarbeitet eine Organisation personenbezogene Inhalte ihrer Beschäftigten, Kunden oder anderer Personen in DocsDash zu eigenen Zwecken, ist grundsätzlich diese Organisation Verantwortliche und DocsDash ihr Auftragsverarbeiter. Dafür ist vor der Verarbeitung eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO erforderlich; diese Datenschutzerklärung ersetzt sie nicht. Die Business-Einstellungen führen zur Vertragsseite mit dem verfügbaren AVV-Angebot, seinen Anlagen und den vereinbarten Fassungen. Ist noch kein vollständiges Angebot bereitgestellt, wende dich vor der Auftragsverarbeitung an michael.caspar@quove-creativ.de.

Beim elektronischen AVV-Abschluss speichern wir die angegebenen Unternehmens- und Vertretungsdaten, die erklärende Person, Konto- und Business-Zuordnung, Version, Vertragsinhalt einschließlich Anlagen, Prüfsumme und Annahmezeitpunkt. Dies dient dem Vertragsschluss und seinem Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Aktuelle Inhaber und Administratoren können die Vertragskopien ihres Business abrufen; der unterzeichnende Account behält Zugriff auf seine eigene Kopie auch nach Löschung des Business. Die Vertragsnachweise bleiben zweckgebunden bis zum Ende des dritten auf die Business-Löschung folgenden Kalenderjahres gespeichert und werden anschließend im Wartungslauf entfernt.

Legst du einen Business-Bereich an oder trittst du einem bei, verarbeiten wir die Mitgliedschaft (Konto, Rolle, Beitrittsdatum) und Einladungen (E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, Rolle, Gültigkeit). Alle Mitglieder einer Firma sehen die Dateien, Ordner, Freigaben und Aktivitäten des Firmen-Arbeitsbereichs sowie Name und E-Mail-Adresse der anderen Mitglieder. Dein persönlicher Bereich bleibt für andere Mitglieder unsichtbar.

Die Business-Seite zeigt die im Business-Profil eingetragenen Angaben (Name, Logo bzw. Symbol, Beschreibung, Kontaktdaten) und die dafür ausgewählten Dokumente. Wer sie sehen darf, legt die Firma fest: nur angemeldete Teammitglieder, Personen mit dem von der Firma vergebenen Passwort (gespeichert nur als Hashwert; nach richtiger Eingabe wird ein technisch notwendiges Cookie für 30 Tage gesetzt) oder öffentlich jede Person mit dem Link. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Firmen können für einzelne Projekte eigene Projektseiten bereitstellen. Eine Projektseite zeigt nur die Dateien eines von der Firma gewählten Ordners. Für passwortgeschützte Projektseiten speichern wir das Passwort nur als Hashwert und setzen nach richtiger Eingabe ein technisch notwendiges Cookie (docsdash_room_…, HttpOnly, 30 Tage, nur für diese Projektseite). Wir speichern außerdem, wann eine Projektseite zuletzt von jemandem außerhalb des Teams geöffnet wurde, ohne Bezug zur Person. Verantwortlich für die Inhalte und deren Weitergabe ist die jeweilige Firma.

Firmen können Personen per E-Mail-Adresse zu einem Projekt einladen und ihnen die Rolle „Ansehen“ oder „Ansehen & hochladen“ geben; dafür speichern wir die E-Mail-Adresse, die Rolle und den Zeitpunkt und senden eine Einladungs-E-Mail. Erlaubt eine Firma Uploads, landen hochgeladene Dateien in einem Eingangsordner, den nur das Team dieser Firma sieht. Zu jedem Upload speichern wir den freiwillig angegebenen Namen bzw. die E-Mail-Adresse des angemeldeten Kontos und den Zeitpunkt. Bei aktiviertem Virenschutz werden diese Dateien wie andere Dateien auf Schadsoftware geprüft. Verantwortlich für die weitere Verarbeitung dieser Dateien ist die jeweilige Firma.

Einladungsdaten und veröffentlichte Angaben können von der einladenden Organisation stammen, Inhalte zu deiner Person auch von der hochladenden Person. Dazu gehören insbesondere Kontaktdaten, berufliche Zuordnungen und die in Dokumenten enthaltenen Informationen. Wir verwenden diese Daten für Einladung, Zusammenarbeit und Zugangskontrolle. Gegenüber Teammitgliedern ohne eigenen Vertrag stützen wir eigene organisatorische Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der gewünschten Zusammenarbeit); für die Inhalte und deren Rechtsgrundlagen ist die Organisation zuständig. Anfragen zu ihren Inhalten leiten wir, soweit erforderlich, an sie weiter.

Developer Center und API-Verbindungen

Du kannst einen API-Schlüssel für dein persönliches Konto oder, mit entsprechender Berechtigung, für ein bestimmtes Business erstellen und einer von dir ausgewählten externen Anwendung bereitstellen. Je nach vergebenen Rechten kann diese Dateien in das gewählte Konto hochladen und Datei- oder Ordnermetadaten abrufen. Ein Schlüssel für dein persönliches Konto öffnet kein Business-Konto und umgekehrt. Die externe Anwendung verarbeitet die von dir dort bereitgestellten Daten nach ihren eigenen Bedingungen; eine Verbindung zu ihr wird von dir eingerichtet. Prüfe vor der Weitergabe insbesondere ihre Zugriffsrechte, Anbieterbedingungen und gegebenenfalls Drittlandübermittlungen. DocsDash übermittelt allein durch die Schlüsselerstellung keine Dateien an einen Drittanbieter.

Für die Zugangskontrolle speichern wir Schlüsselkennung, selbst vergebenen Namen, einen Hash des geheimen Schlüssels, gekürztes Anzeigepräfix, Ersteller- und Kontozuordnung, Berechtigungen, Ordnerbegrenzung, Erstellungs-, Ablauf- und Sperrzeitpunkt sowie letzte Nutzung und Aufrufzahl. Der vollständige Schlüssel wird einmal bei der Erstellung angezeigt und nicht im Klartext gespeichert. Upload-Zuordnungen mit Kennung, Prüfsumme und Zeit verhindern doppelte oder fremd zugeordnete Uploads. Hochgeladene Dateien unterliegen den oben beschriebenen Regeln für Dateien. Der API-Upload selbst löst keine KI-Auswertung aus.

Die API-Aktivität dokumentiert Konto, Schlüsselkennung, ausführendes Konto, Aktion, Zeitpunkt, Anfragekennung und Ergebnisstatus. Diese Ereignisse enthalten keine vollständigen Schlüssel, Dateinamen, Dateiinhalte, Anfrageinhalte oder IP-Adressen. Unabhängig davon können die beschriebenen Serverprotokolle technische Verbindungsdaten enthalten. Im persönlichen Konto kannst du selbst, im Business können berechtigte Inhaber und Administratoren die Schlüssel und API-Aktivität verwalten beziehungsweise einsehen.

Rechtsgrundlagen sind die Bereitstellung der von dir angeforderten Schnittstelle (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an Zugangskontrolle, Missbrauchsabwehr und nachvollziehbarer Fehlerbehebung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei Business-Inhalten richtet sich die Verarbeitung im Auftrag zusätzlich nach der vereinbarten AVV und den Weisungen der Organisation.

API-Ereignisse werden höchstens 90 Tage und bis zu 1.000 Einträge je Konto aufbewahrt. Schlüsselmetadaten werden während der Gültigkeit und höchstens 90 Tage nach Ablauf oder Sperrung vorgehalten. Upload-Zuordnungen werden nach 30 Tagen bereinigt; solange ein zugehöriger Upload technisch noch nicht vollständig bereinigt ist, bleibt seine Zuordnung zur sicheren Fehlerbehebung erhalten. Die Bereinigung läuft auch für inaktive Konten. Beim Löschen eines Business werden seine API-Schlüssel, Ereignisse und Zuordnungen aus dem aktiven Datenbestand entfernt. Eine bloße Schlüsselsperrung löscht bereits gespeicherte Dateien nicht.

Kalender, Scans und Automatisierungen

Im Kalender speichern wir deine Termine einschließlich Titel, Beschreibung, Ort, Zeiten, Zeitzone, Kategorie und Zuordnung zum persönlichen oder Business-Konto sowie Erstellungs- und Änderungsinformationen. Business-Termine können entsprechend den Teamrechten sichtbar sein. Eine Anmeldung über Google oder Microsoft bewirkt keine automatische Synchronisierung mit deren Kalendern.

Bei einer Kameraufnahme oder einem Scan verarbeitet dein Browser die Aufnahme und gewählte Zuschnitte oder Bildkorrekturen zunächst auf deinem Gerät. Erst der von dir ausgelöste Upload speichert das Ergebnis in DocsDash. Eine ausdrücklich angeforderte KI-Texterkennung verarbeitet Bilder nach den unten beschriebenen Regeln für Dash.

Bei Abläufen speichern wir Regeln, gewählte Ordner, Bedingungen, Anweisungen und Ausführungsdaten mit Dateizuordnungen, Ergebnissen und Fehlerhinweisen. Aktivierte Abläufe können Dateien automatisch umbenennen oder verschieben und weitere von dir konfigurierte Schritte ausführen. KI-Schritte setzen die Dash-Einwilligung voraus und stehen nur im persönlichen Bereich bereit. Für die Bereitstellung von Kalender, Scan und Abläufen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für optionale KI-Auswertung zusätzlich die unten beschriebene Einwilligung.

Freiwillig verbundene Dienste

Unter „Konnektoren“ kannst du Gmail, Outlook und GitHub gesondert verbinden, soweit der jeweilige Anbieter freigeschaltet ist. Eine Anmeldung bei DocsDash über Google oder Microsoft stellt diese Verbindung nicht her. Nach deiner Bestätigung wirst du zum Anbieter weitergeleitet und erteilst dort die angezeigten Leseberechtigungen. DocsDash erhält eine Kontokennung, E-Mail-Adresse bzw. GitHub-Namen und Zugangstokens. Tokens speichern wir serverseitig verschlüsselt; sie werden nicht an den Browser oder den KI-Dienst ausgegeben. Ein technisch notwendiges, nur serverseitig lesbares Cookie ordnet den Anmeldevorgang deinem Browser zu und verfällt nach zehn Minuten.

Erst wenn du einen Dienst im Chat auswählst oder einen entsprechenden Workflow-Schritt einrichtest, sendet DocsDash den Suchauftrag an diesen Anbieter und ruft passende Inhalte ab: E-Mails bei Gmail und Outlook, öffentliche Issues und Pull Requests bei GitHub. Bei einem KI-Auftrag werden die ausgewählten Suchauszüge und gelesenen Inhalte an den für Dash eingesetzten KI-Dienst übermittelt; dafür gelten zusätzlich die Hinweise und die gesonderte Einwilligung zu Dash. Nachrichtenversand, Änderungen beim Anbieter oder vollständige Postfachimporte sind nicht Bestandteil dieser Konnektoren. Ein aktivierter Workflow kann seine festgelegten Suchaufträge bei neuen Uploads automatisch ausführen.

Verbindungen sind an dein Benutzerkonto und den ausgewählten persönlichen oder Business-Bereich gebunden und werden nicht mit anderen Mitgliedern geteilt. Chat und KI-Workflows sind derzeit auf persönliche Bereiche beschränkt. Gelesene Inhalte werden für den jeweiligen Auftrag verarbeitet. Für die Wiederaufnahme eines unterbrochenen Dash-Auftrags können ausgewählte Connector-Inhalte und bisherige Ergebnisse zusätzlich in einem kontogebundenen Arbeitsstand gespeichert werden. Dieser ist höchstens 24 Stunden nutzbar und wird nach Ablauf durch die regelmäßige Wartung bzw. beim nächsten Auftrag gelöscht. Antworten und Quellenangaben (Dienst, Titel und Link) können unabhängig davon in deinem Chatverlauf oder den Workflow-Ausführungen gespeichert werden. Du kannst Chats bzw. Workflows löschen. Mit „Trennen“ entfernst du die Zugangstokens in DocsDash und verhinderst neue Abrufe; bestehende Antworten bleiben bis zu ihrer Löschung erhalten. Bei Microsoft sowie bei einem fehlgeschlagenen Widerruf bei anderen Anbietern kannst du zusätzlich die Anbieter-Freigabe in dessen Kontoeinstellungen entfernen.

Die freiwillige Verbindung und die von dir ausgelöste Übermittlung beruhen auf deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du für die Zukunft durch Trennen widerrufen kannst. Empfänger sind je nach gewähltem Dienst Google, Microsoft oder GitHub sowie bei KI-Aufträgen der unter Dash beschriebene Dienst. Anbieter können Daten außerhalb des EWR verarbeiten; beachte dazu die Hinweise zu internationalen Übermittlungen sowie die Datenschutzhinweise von Google, Microsoft und GitHub. Aus Google-APIs erhaltene Daten werden nur für diese nutzerseitig angeforderten Funktionen verwendet, nicht für Werbung oder das Training allgemeiner KI-Modelle; die Nutzung und Weitergabe unterliegt der Google API Services User Data Policy einschließlich ihrer Limited-Use-Anforderungen.

KI-Einstellungen und Übermittlungsverlauf

Im Account-Menü unter „KI & Datenschutz“ kannst du die einzelnen KI-Funktionen und Browser-Sprachfunktionen steuern. Die Auswahl wird für dein Konto gespeichert und gilt zusätzlich zu bestehenden Einwilligungen, Kindersicherung und allgemeinen KI-Pausen.

Der dortige Verlauf enthält seit Einführung der Funktion Zeitpunkt, Zweck, Empfänger, Modell, Datenarten und Mengen sowie Dateiverweise zu KI-Aufrufen. Er speichert keine zusätzlichen Kopien deiner Nachrichten, Dokumentinhalte, Suchbegriffe, Bilder oder Aufnahmen. Dateinamen werden bei der Anzeige aus deinem eigenen Konto zugeordnet. Bei Browser-Sprachfunktionen ist nur die Startanforderung nachvollziehbar; den tatsächlichen Empfänger und einen Datenempfang können wir nicht bestätigen. Auch eine fehlende Anbieterantwort beweist nicht, dass keine Daten übertragen wurden. Frühere Übermittlungen sind nicht rückwirkend vollständig dokumentiert. Die Verlaufsmetadaten werden nach 90 Tagen im regelmäßigen Wartungslauf gelöscht; bei der Kontolöschung werden sie zusammen mit den Funktionseinstellungen entfernt. Davon getrennt gelten die nachfolgend beschriebenen Fristen für Einwilligungsnachweise.

Sprachsuche im Suchfeld

Die freiwillige Sprachsuche verwendet die Spracherkennung deines Browsers. Je nach Browser werden Audio- und technische Verbindungsdaten beim Browseranbieter oder dessen Spracherkennungsdienst verarbeitet, gegebenenfalls außerhalb der EU. DocsDash kann keine rein lokale Verarbeitung zusichern. Vor dem Start zeigen wir einen Hinweis; erst nach deiner Bestätigung und der Mikrofonfreigabe beginnt die Erkennung. Du kannst stattdessen jederzeit tippen und die Aufnahme abbrechen. Rechtsgrundlage für die von dir aktivierte Spracheingabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für die anschließende Dateisuche Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

DocsDash erhält den erkannten Suchtext und leitet das Audio dieser Suchfunktion nicht an DeepInfra weiter. Diese Browserfunktion gibt es auch bei Business; sie ist von Dashs eigener Audio-Transkription getrennt. Welche Stelle der Browser für die Erkennung einsetzt und wie lange sie Daten aufbewahrt, richtet sich nach dessen Datenschutzhinweisen und Einstellungen.

Auch das Diktieren einer Frage im Datei-Chat nutzt den Sprachdienst des Browsers; der erkannte Text wird zunächst in das Eingabefeld übernommen. Beim ausdrücklich gestarteten Vorlesen einer Antwort verwendet DocsDash die Sprachsynthese des Browsers. Abhängig von der Stimme können dabei Antworttexte an den Anbieter der Stimme übermittelt werden; lokale Verarbeitung ist nicht für jede Stimme gewährleistet. Diese freiwilligen Funktionen kannst du stoppen und stattdessen Text eingeben bzw. selbst lesen. Für ihre Aktivierung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; mögliche besonders sensible Inhalte erfordern zusätzlich die Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO.

Unternehmens- und Personenprüfung für das Business-Badge (Didit)

Als Inhaber eines Business-Bereichs kannst du euer Unternehmen und die zugehörigen Personen über Didit prüfen lassen. Für das aktive Firmen-Badge benötigen wir einen bestätigten Unternehmensnachweis und die verknüpften Personenprüfungen. Eine alleinige Ausweisprüfung reicht nicht. Die übrigen Business-Funktionen kannst du auch ohne diese Prüfung nutzen. Der bestätigte offizielle Unternehmensname wird mit dem Badge auf euren Business- und Projektseiten angezeigt; bei Einzelunternehmen kann dies ein Personenname sein. Das Badge ist keine Garantie für Leistungen oder Zahlungsfähigkeit.

Du wirst zu Didit weitergeleitet. Dort werden Unternehmens- und Registerdaten, erforderliche Unternehmensnachweise sowie Angaben zu den zugehörigen Personen verarbeitet. Für die verknüpften Identitätsprüfungen werden Ausweisdokumente, daraus gelesene Identitätsdaten und Gesichts- und Lebendigkeitsprüfungen verarbeitet; dabei fallen auch biometrische Daten sowie technische Verbindungsdaten an. Jede weitere Person durchläuft ihren eigenen Prüfablauf. Anbieter für europäische Kunden ist Didit Identity Spain, S.L., Calle Nápoles 227, P. 1, 08013 Barcelona, Spanien. Die Verarbeitung erfolgt auf deinen ausdrücklichen Wunsch und mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Details zur Verarbeitung bei Didit, möglichen Übermittlungen und deinen Rechten findest du in den Datenschutzhinweisen zur Identitätsprüfung.

DocsDash übermittelt den von dir angegebenen offiziellen Unternehmensnamen, gegebenenfalls die Registernummer, eine zufällige Prüfkennung und die Rücksprungadresse. Wir speichern die Zuordnung zu deinem Konto und Business, diese Angaben, den bestätigten Unternehmensnamen mit Registernummer und Land, die Nachweisart, Prüfkennung und Prüflink, Prüfergebnisse, Zeitpunkte und den Zeitpunkt deiner Einwilligung. Rückmeldungen können weitergehende Prüfdetails enthalten; DocsDash liest daraus die für die Zuordnung und Freigabe erforderlichen Angaben und speichert keine Ausweisbilder, Gesichtsaufnahmen, biometrischen Merkmale oder Kopien der hochgeladenen Unternehmensnachweise. Andere Mitglieder sehen den Prüfstatus; auf euren Business- und Projektseiten erscheinen das Badge und der bestätigte Unternehmensname.

Bei Umbenennung, Inhaberwechsel oder Löschung des Business entfernen wir die bisherige lokale Prüfzuordnung. Eine Löschung bei Didit ist davon getrennt. Du kannst deine Einwilligung jederzeit für die Zukunft über michael.caspar@quove-creativ.de widerrufen und die Löschung deiner Prüfdaten beantragen. Wir deaktivieren dann das Badge und veranlassen die Löschung beim Anbieter; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Die Prüfung kann weitere Empfänger und Drittlandverarbeitungen bei Didit einbeziehen. Eine Einwilligung des Firmeninhabers ersetzt nicht die erforderliche Information und Einwilligung anderer geprüfter Personen. Didit nennt ohne kundenseitig festgelegte Frist eine unbefristete Aufbewahrung. Welche Löschfrist für eine konkrete Prüfung hinterlegt ist, kannst du vor der Prüfung bei uns erfragen. Der Anbieter beschreibt außerdem eine gesondert abwählbare Verwendung von Prüfdaten zur Modellverbesserung. Auskunft zu den für DocsDash eingerichteten Optionen und Unterstützung bei Löschanfragen erhältst du über unseren Datenschutzkontakt.

Telefonnummer und SMS-Anmeldecodes

Du kannst freiwillig eine Handynummer hinterlegen und nach Bestätigung durch einen SMS-Code als zusätzlichen Versandweg für Anmeldecodes nutzen. Dafür speichern wir die Nummer verschlüsselt, den Bestätigungszeitpunkt und vorübergehend geschützte Prüfwerte für Einmalcodes, Ablaufzeiten und Fehlversuche. Im Konto wird nur eine gekürzte Nummer angezeigt. Der SMS-Code ist zehn Minuten gültig und nur einmal verwendbar. Eine eingerichtete Authenticator-App bleibt vorrangig.

Für den Versand übermitteln wir die Empfängernummer und den SMS-Text mit Einmalcode an seven communications GmbH & Co. KG, Willestr. 4–6, 24103 Kiel, sowie die an der Zustellung beteiligten Telekommunikationsanbieter. Dateien, Passwörter und Chat-Inhalte werden dabei nicht übermittelt. Die Verarbeitung dient der von dir gewählten Anmeldefunktion und dem Schutz deines Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Weitere Informationen findest du beim SMS-Anbieter seven.

Die bestätigte Nummer bleibt gespeichert, bis du sie im Profil entfernst oder ersetzt. Abgelaufene, noch nicht bestätigte Nummern und deren Prüfwerte werden beim nächsten Aufruf der Telefonfunktion bereinigt; Anmeldeprüfwerte beim nächsten Erstellen einer Anmeldeanfrage. Zur Begrenzung missbräuchlicher SMS-Anforderungen führen wir zeitlich begrenzte Zähler mit geschützten Kennungen. Versand- und Abrechnungsdaten beim Telekommunikationsanbieter können dessen eigenen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Das Entfernen der Nummer löscht sie aus dem aktiven Telefonnummernspeicher; die allgemeine Backup-Aufbewahrung bleibt unberührt.

Zusätzliche Bestätigung der Anmeldung

Ist der E-Mail-Schutz eingerichtet, senden wir nach der Passwortprüfung einen kurzzeitig gültigen Anmeldecode über unseren E-Mail-Anbieter (siehe „E-Mail-Versand“) an deine hinterlegte Adresse. Dafür verarbeiten wir E-Mail-Adresse, einen geschützten Prüfwert des Codes, Gültigkeit und Anzahl der Versuche. Der Code wird nicht im Klartext in der Datenbank gespeichert. Eine neue Sitzung entsteht erst nach erfolgreicher Bestätigung.

Für die Übersicht „Geräte“ in deinem Konto speichern wir zu jeder Anmeldung die Browserkennung (User-Agent), den Anmeldezeitpunkt und die letzte Aktivität. Chromium-Browser übermitteln zusätzlich auf Anfrage Gerätemodell sowie Version von Betriebssystem und Browser (Client Hints). Diese Angaben sehen nur du selbst; sie dienen dazu, fremde Anmeldungen zu erkennen und zu beenden, und werden mit dem Ende der Anmeldung gelöscht. Es erfolgt keine Standortbestimmung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Auf Wunsch kannst du deinem Browser 30 Tage vertrauen. Dazu speichern wir einen zufälligen Geräte-Token als HttpOnly-Cookie sowie dessen Hash, Kontozuordnung, einen Hash der Browserkennung und das Ablaufdatum auf dem Server. Es erfolgt keine Standortbestimmung. Ein normales Abmelden lässt dieses Vertrauen bestehen; mit „Dieses Gerät vergessen“ beim Abmelden widerrufst du es sofort. Es endet spätestens nach 30 Tagen. Abgelaufene Bestätigungen und Geräte-Einträge werden bei neuen Code-Anforderungen bereinigt.

Hast du dein Passwort vergessen, schicken wir dir auf Anforderung einen Link zum Zurücksetzen an deine hinterlegte Adresse. Er ist 60 Minuten gültig und nur einmal verwendbar; wir speichern davon nur einen Hashwert. Nach einer Änderung informieren wir dich per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei aktiviertem Passwort-Leckcheck fragt unser Server den Dienst „Pwned Passwords“ von Have I Been Pwned (Troy Hunt, Australien) ab. Übermittelt werden die ersten fünf Zeichen des SHA-1-Hashwerts, nicht dein Passwort, der vollständige Hash oder deine E-Mail-Adresse. Der Abgleich mit den zurückgelieferten Treffern erfolgt auf unserem Server. Der Dienst erhält auch die technisch erforderlichen Verbindungsdaten unseres Servers. Das Verfahren reduziert die offengelegten Daten; es ist keine allgemeine Anonymitätsgarantie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor kompromittierten Passwörtern). Hinweise des Anbieters.

Wenn du die Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App einschaltest, speichern wir einen geheimen Schlüssel verschlüsselt (AES-256-GCM), den Zeitpunkt der Aktivierung, den zuletzt verwendeten Zeitschritt (gegen Wiederverwendung von Codes) und deine Wiederherstellungscodes nur als Hashwert. Die Codes erzeugt die App auf deinem Gerät; dabei werden keine Daten an uns oder Dritte übertragen. Der QR-Code wird auf unserem Server erzeugt und nicht an Dritte gesendet. Beim Einschalten, Ausschalten und bei Verwendung eines Wiederherstellungscodes informieren wir dich per E-Mail, sofern der E-Mail-Versand eingerichtet ist. Die Daten löschen wir, wenn du die Funktion ausschaltest oder dein Konto gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Bei einem Passkey speichern wir den öffentlichen Schlüssel, Kennung, Sicherheitszähler, vom Gerät gemeldete Übertragungswege und Sicherungsmerkmale, den gewählten Namen sowie Erstellungs- und letzte Nutzungszeit. Wir erhalten keine Fingerabdrücke, Gesichtsaufnahmen oder Geräte-PIN, sondern eine kryptografische Bestätigung. Eine mögliche Synchronisierung des privaten Schlüssels durch deinen Passkey-Anbieter richtet sich nach dessen Einstellungen. Bei der Anmeldung über ein anderes Gerät stellt dein Browser die QR-Code-Verbindung über den FIDO-/WebAuthn-Standard her; für den Nachweis der räumlichen Nähe kann Bluetooth verwendet werden. Die Verbindung kann einen vom Browser- oder Passkey-Anbieter betriebenen Vermittlungsdienst nutzen. DocsDash erhält die signierte Anmeldebestätigung, keine Bluetooth-Geräteliste. Prüfanfragen sind höchstens fünf Minuten gültig, einmalig verwendbar und an den anfragenden Browser gebunden. Abgebrochene Anfragen werden bei erreichbarem Server vorzeitig ungültig gemacht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (gewählte Anmeldung) und lit. f (Kontoschutz). Passkeys kannst du unter „Sicherheit & Anmeldung“ entfernen.

Zum Schutz deines Kontos merken wir uns, von welchen Geräten du dich angemeldet hast: als Prüfwert (Hash) aus Browser und Betriebssystem ohne Versionsnummern, mit dem Zeitpunkt der ersten und letzten Anmeldung. Meldet sich jemand auf einem Gerät an, das dein Konto noch nie genutzt hat, schicken wir dir eine Hinweis-Mail mit Gerät, Browser und Uhrzeit. Nach mehreren falschen Passwörtern fragen wir auch auf gemerkten Geräten noch einmal den Sicherheitscode ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz deines Kontos vor fremdem Zugriff).

Tresor

Tresor-Dateien werden vor dem Upload auf deinem Gerät mit AES-256-GCM verschlüsselt. Auf dem Server liegen verschlüsselte Inhalte, Dateinamen und Dateitypen sowie Kontozuordnung, Größe, Zeitpunkte und der mit deinem Tresor-Passwort bzw. Wiederherstellungscode geschützte Tresor-Schlüssel. DocsDash erhält weder dieses Passwort noch den Wiederherstellungscode und kann Inhalte ohne den passenden Schlüssel nicht entschlüsseln oder verlorene Schlüssel ersetzen. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gilt für den Tresor; gewöhnliche Dateien werden gesondert serverseitig verschlüsselt.

Tresor-Inhalte werden nicht von Dash oder dem Virenscanner gelesen. Vor dem Öffnen erfolgt eine zusätzliche Bestätigung per Passkey oder E-Mail-Code; kurzlebige Prüfwerte sind höchstens 30 Minuten gültig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gelöschte Tresor-Daten werden aus dem aktiven Speicher entfernt; Sicherungskopien unterliegen der unten beschriebenen Backup-Aufbewahrung.

Sicherheitsprüfung beim Hochladen

Jede hochgeladene Datei wird automatisch auf unserem Server geprüft, ohne dass Inhalte an Dritte gehen: Programme, Skripte, getarnte Dateitypen, ZIP-Bomben und Testsignaturen werden abgelehnt; Dokumente mit Makros, PDFs mit JavaScript und Archive mit Programmen erhalten einen Warnhinweis. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz aller Nutzer und des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Prüfung ist kein vollständiger Virenschutz.

Ebenfalls automatisch und nur auf unserem Server prüfen wir Texte, die anderen angezeigt werden (Anzeigename, Business-Profil, Namen veröffentlichter Dokumente), auf beleidigende, sexuelle oder werbliche Inhalte. Es wird dabei nichts gespeichert oder an Dritte übermittelt; abgelehnte Texte werden nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherung deiner Dateien (Cloudflare R2)

Die Dateiinhalte speichern wir im Objektspeicher R2 der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, mit dem Endpunkt für die Speicherregion Europäische Union. Der Speicher ist nicht öffentlich erreichbar; DocsDash prüft vor der Auslieferung die Zugriffsberechtigung. Der Speicheranbieter wird als Auftragsverarbeiter eingesetzt; hierfür ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine EU-Speicherregion allein schließt Zugriffe aus Drittländern nicht aus. Cloudflare nennt in seinem Auftragsverarbeitungsvertrag das EU-US Data Privacy Framework für erfasste Übermittlungen und Standardvertragsklauseln als ergänzenden Mechanismus.

Schutz vor automatisiertem Missbrauch (Cloudflare Turnstile)

Für Gast-Uploads und Kommentare speichert ein notwendiges, auf den jeweiligen Bereich begrenztes Cookie die erfolgreiche Menschprüfung für 15 Minuten. Zugriffsrechte werden weiterhin bei jeder Anfrage geprüft.

Bei Anmeldung, Registrierung, „Passwort vergessen“, den Passwortformularen öffentlicher Business- und Projektseiten, Gast-Uploads in Projekteingänge sowie beim Schreiben, Bearbeiten und Reagieren auf öffentliche Kommentare nutzen wir Cloudflare Turnstile der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, um Menschen von Bots zu unterscheiden. Dabei verarbeitet Cloudflare technische Daten deines Browsers und Geräts, etwa IP-Adresse, Browserkennung und Merkmale der Interaktion mit der Seite. Cloudflare setzt dafür keine Cookies zu Werbezwecken; die Daten dienen ausschließlich der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Konten vor automatisierten Angriffen und Spam zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, nach dem Cloudflare zertifiziert ist, und der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO).

Anmeldung mit Google

Statt mit E-Mail und Passwort kannst du dich freiwillig mit deinem Google-Konto registrieren und anmelden. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Klickst du auf „Mit Google anmelden“, leiten wir dich zu Google weiter; dort meldest du dich nach den Bedingungen und der Datenschutzerklärung von Google an. Google erfährt dabei, dass du dich bei DocsDash anmeldest, und verarbeitet dafür unter anderem deine IP-Adresse und Browserdaten.

Von Google erhalten wir nur deine Google-Konto-ID (eine feste Kennung ohne Klarnamen), deine E-Mail-Adresse, die Bestätigung, dass Google diese Adresse geprüft hat, und deinen Namen. Wir speichern die Konto-ID und die E-Mail-Adresse zusammen mit deinem DocsDash-Konto, damit wir dich bei der nächsten Anmeldung erkennen. Auf dein Postfach, deine Kontakte, Dateien oder andere Google-Dienste haben wir keinen Zugriff. Gibt es für deine Adresse schon ein Konto, verbinden wir Google erst, nachdem du dich einmal mit deinem Passwort angemeldet hast.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsvertrags auf deinen Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Google kann Daten auch an die Google LLC in den USA übermitteln; dies geschieht auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, nach dem Google zertifiziert ist, und der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO). Die Verbindung wird mit deinem Konto gelöscht.

Bezahlung (Stripe)

Kostenpflichtige Tarife bezahlst du über Stripe. Vertragspartner für die Plattform und Auftragsverarbeitung im EWR ist Stripe Payments Europe, Limited, Irland. Für eigene Verarbeitungszwecke nennt Stripe insbesondere Stripe Technology Company Limited, One Wilton Park, Wilton Place, Dublin 2, D02 FX04, Irland; bestimmte regulierte Zahlungsleistungen erbringt Stripe Technology Europe, Limited. Die Rollen und weiteren Stellen beschreibt das Datenschutzcenter von Stripe. Vollständige Kartennummern oder IBAN gibst du bei Stripe ein. DocsDash erhält die Art der Zahlungsmethode, gegebenenfalls letzte vier Ziffern, Zahlungsstatus und Rechnungsangaben.

An Stripe übermitteln wir deinen Namen bzw. den Business-Namen, E-Mail-Adresse, Tarif und eine interne Kontokennung; die Rechnungsanschrift gibst du gegebenenfalls direkt dort an. Verarbeitet wird zur Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für gesetzliche Nachweise und Aufbewahrung (lit. c), bei Stripe zusätzlich zu dessen eigenen angegebenen Zwecken wie Betrugsvorbeugung und gesetzlichen Prüfungen. Übermittlungen können auch Stripe, LLC in den USA betreffen. Stripe nennt hierfür das EU-US Data Privacy Framework für erfasste Übermittlungen und ergänzende vertragliche Mechanismen. Einzelheiten enthalten die Datenschutzerklärung und die DPF-Erklärung von Stripe.

Zu jedem Tarif speichern wir Zeitpunkt, Tarif, Preis, Vertragsfassung, Bestätigung des sofortigen Leistungsbeginns und Zahlungsstatus. Vertragsbedingungen werden der Bestellung als Textfassung zugeordnet und mit der Vertragsbestätigung versandt.

Kontakt, Vertragsabwicklung und Meldungen

Bei Supportanfragen, Beschwerden oder Meldungen über rechtswidrige Inhalte verarbeiten wir deine Kontaktdaten, den Inhalt und erforderliche technische Zuordnungen zur Bearbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsanfragen, lit. c bei gesetzlichen Pflichten und sonst lit. f (sachgerechte Bearbeitung und Missbrauchsabwehr). Bitte sende nur die zur Klärung nötigen Angaben.

Bei Kündigung oder Widerruf speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Vertragsbezeichnung, gegebenenfalls Kontozuordnung, Erklärung, Eingangszeit, Vorgangsnummer und Versandstatus der Bestätigung. Dies dient der Entgegennahme, Vertragszuordnung und Erfüllung der gesetzlichen Nachweispflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Einen Grund brauchen wir für einen gesetzlichen Widerruf nicht.

KI-Assistent (DeepInfra)

DocsDash enthält einen optionalen KI-Assistenten, der Ablagevorschläge macht, Inhalte zusammenfasst, Fragen zu einer Datei beantwortet und Audiodateien transkribiert. Dafür werden je nach Funktion Dateiname, Dateityp, Ordnernamen, der aus der Datei gelesene Text, Audioinhalte sowie deine Fragen und Anweisungen an die DeepInfra Inc. mit Sitz in den USA übermittelt und dort von KI-Modellen verarbeitet. Die Ergebnisse werden in deinem Konto gespeichert.

Das Ablage-Register enthält abgeleitete Dokumentarten, Daten, Absender, Beträge, Nummern, Zusammenfassungen und Schlagwörter. Diese Angaben gehören zu deinem persönlichen Konto und werden mit der zugehörigen Datei gelöscht. Die normale Suche in diesem Register erfolgt ohne erneute KI-Anfrage. Für Antworten, Kalenderentwürfe und konfigurierte KI-Abläufe können relevante Registerangaben, ausgewählte Inhalte, Gesprächskontext und Anweisungen erneut an DeepInfra gehen.

Dash-Idee: Erkennt DocsDash anhand der bereits gespeicherten Dokumentart, des Dateinamens, der Zusammenfassung und der Schlagwörter ein passendes Folgedokument (etwa einen Widerruf zu einem Kaufvertrag, eine Kündigung, einen Einspruch gegen einen Steuer- oder Bußgeldbescheid, einen Widerspruch gegen einen Behördenbescheid, eine Antwort auf eine Mahnung oder Mieterhöhung, eine verständliche Erklärung einer Gehaltsabrechnung oder eines Arbeitszeugnisses, ein Bewerbungsanschreiben oder einen Lernzettel bzw. Lösungsvorschlag), zeigt die Dateiliste dafür nur einen gestrichelten Platzhalter an. Für diese Anzeige wird nichts an DeepInfra übermittelt. Erst wenn du „Erstellen“ bestätigst, werden der Inhalt der Ausgangsdatei (Text und gegebenenfalls Bilder), ihr Name und dein Kontoname als Absender an DeepInfra übermittelt; das Ergebnis speichern wir als neue Datei neben der Ausgangsdatei. Ausgeblendete und erstellte Vorschläge merken wir uns mit Datei-Zuordnung, Art und Zeitpunkt, damit sie nicht erneut erscheinen; diese Angaben werden mit der Ausgangsdatei bzw. deinem Konto gelöscht. Gesundheitsunterlagen wie Arztbriefe, Befunde oder Krankschreibungen erhalten keine Dash-Idee; Dash wertet keine medizinischen Inhalte aus. Entwürfe sind Vorschläge und ersetzen keine Fachberatung, insbesondere keine Rechts- oder Steuerberatung.

Für die persönliche Nachricht auf der Startseite können dein Vorname, offene Aufgaben mit Betrag, Fälligkeit und Absender sowie Informationen zu bis zu drei kürzlich hochgeladenen Dateien übermittelt werden. Dazu können bereits gespeicherte Zusammenfassungen mit bis zu 600 Zeichen je Datei und daraus abgeleitete Fakten gehören; auch diese sind Dokumentinhalte. Die Ursprungsdatei wird dafür nicht erneut gelesen. Die Nachricht wird bis zu drei Tage gespeichert. Bei pausiertem Dash unterbleibt diese Anfrage.

Bei einem Gespräch mit Dash können deine Antwort, der bisherige Gesprächskontext und gespeicherte persönliche Merksätze übermittelt werden. DocsDash speichert bis zu 30 solcher Merksätze. Filter sollen besonders sensible Angaben ausschließen, können Fehler aber nicht vollständig verhindern. Unter „Das merkt sich Dash“ kannst du die Einträge prüfen und einzeln oder vollständig löschen.

Gespräche und Spracheingabe: Deine Gespräche mit Dash speichern wir in deinem Konto, damit du sie im Chatverlauf wiederfindest (höchstens die letzten 50 Gespräche). Du kannst einzelne Gespräche dort jederzeit löschen. Damit unterbrochene Aufträge fortgesetzt werden können, speichern wir außerdem vorübergehend die Aufgabenbeschreibung, Bearbeitungsschritte, bisherige Ergebnisse und Verweise auf verwendete Quellen. Diese Arbeitsstände sind an dein Konto gebunden, höchstens 24 Stunden nutzbar und werden nach Ablauf durch Wartung oder den nächsten Auftrag gelöscht. Quelldateien werden bei einer Wiederaufnahme erneut auf Zugriff und Änderungen geprüft. Beim Löschen eines Chats werden die vorübergehenden Arbeitsstände deines Kontos ebenfalls entfernt. Sprichst du mit Dash über das Mikrofon, wird die Aufnahme zum Umwandeln in Text an DeepInfra übermittelt und bei uns nicht gespeichert; nur der erkannte Text landet in deinem Eingabefeld. Dateien, die du im Chat sendest, werden wie andere Uploads in deinem Bereich gespeichert und von Dash eingeordnet.

Nur mit deiner Einwilligung: Dash gibt es nur im persönlichen Bereich; Business-Inhalte werden nicht an DeepInfra übermittelt. Vor dem Lesen deiner Dateien ist deine ausdrückliche Einwilligung nötig (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), für deine eigenen besonderen Kategorien personenbezogener Daten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Zeitpunkt, Textversion und Konto werden als Nachweis gespeichert. Deine Zustimmung ersetzt keine Rechtsgrundlage oder Einwilligung anderer betroffener Personen. Lade deren sensible Daten nur hoch, wenn auch deren Verarbeitung durch den KI-Dienst zulässig ist.

Übermittlung in die USA: Empfänger ist DeepInfra Inc., 2625 Middlefield Road #460, Palo Alto, CA 94306, USA. Eine einschlägige Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework wird hier nicht zugesichert. Der aktuelle Dash-Dialog holt eine ausdrückliche Zustimmung zur Übermittlung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO ein. Ohne Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien bestehen Risiken behördlicher Zugriffe und eingeschränkter Rechtsdurchsetzung. Diese Ausnahme ist kein allgemeiner Ersatz für die bei regelmäßigen Drittlandübermittlungen erforderlichen Garantien. Informationen zu den für deine Nutzung vereinbarten Übermittlungsbedingungen erhältst du unter michael.caspar@quove-creativ.de.

DeepInfra unterscheidet in seinen Datenschutzhinweisen zur API zwischen selbst betriebenen und an weitere Anbieter weitergeleiteten Modellen. Für eigene Standard-Inferenz nennt es eine Verarbeitung ohne dauerhafte Speicherung oder Training mit Ein- und Ausgaben; für weitergeleitete Modelle und besondere Funktionen können andere Bedingungen gelten. Eine pauschale Zusicherung für sämtliche Modelle geben wir daher nicht. Technische Nutzungsdaten wie Modell, Anfragekennung, Zeitpunkt, Tokenverbrauch und Kosten können für Betrieb und Abrechnung gespeichert werden.

Widerruf: Die Einwilligung kannst du jederzeit in Dashs Einstellungen widerrufen; für eine vorübergehende Unterbrechung kannst du Dash pausieren. Danach werden keine neuen KI-Anfragen ausgelöst. Bereits laufende oder abgeschlossene Übermittlungen lassen sich dadurch nicht zurückholen. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Ergebnisse, Dateien, Chatverläufe und Merksätze kannst du jeweils separat löschen; eine Chatlöschung löscht nicht automatisch die dort hochgeladenen Dateien. DocsDash bleibt ohne KI nutzbar.

KI-Ausgaben können unvollständig oder falsch sein. DocsDash trifft auf dieser Grundlage keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über dich im Sinne von Art. 22 DSGVO. Automatisch ausgeführte Ablageschritte richten sich nach deinen aktivierten Regeln; prüfe Vorschläge insbesondere vor externen oder rechtlich relevanten Handlungen.

Virenprüfung

Gewöhnliche hochgeladene Dateien werden vor Download und Vorschau durch einen angebundenen ClamAV-Dienst geprüft. Dafür erhält dieser den Dateiinhalt; DocsDash speichert Prüfstatus und Datei-Prüfwert. Angaben zum eingesetzten Prüfdienst erhältst du über unseren Datenschutzkontakt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Schadsoftware). Ein negatives Prüfergebnis garantiert keine vollständige Sicherheit; verschlüsselte Tresor-Inhalte sind von dieser Prüfung ausgenommen.

Optionale Webrecherche (Serper)

Wenn du Dash mit der beschriebenen Einwilligung nutzt und die Webrecherche eingerichtet ist, entscheidet Dash im Dash-Chat und Datei-Chat selbst, ob für deinen aktuellen Auftrag öffentliche Informationen benötigt werden. Dafür kann er kurze öffentliche Suchbegriffe an den Suchdienst Serper (serper.dev) übermitteln. Die Webrecherche gehört zum freiwilligen Dash-Assistenten; du kannst Dash pausieren oder die Einwilligung für künftige Anfragen in seinen Einstellungen widerrufen. Serper erhält die Suchbegriffe und die technische Verbindung unseres Servers; wir senden weder den gesamten Gesprächsverlauf, hochgeladene Dateien, Konto-Cookies noch deine Nutzer-IP mit. Filter sollen erkennbare Kontakt- und Zugangsdaten sowie private Angaben aus Profilen und Dateiregistern zurückweisen, können aber nicht jede personenbezogene Angabe erkennen. Bitte formuliere Suchaufträge ohne personenbezogene oder vertrauliche Angaben.

Die Suchergebnisse mit Titel, Link, Suchauszug und Abrufzeit werden zur Beantwortung an DeepInfra übermittelt und gemeinsam mit der Antwort und den Arbeitsschritten in deinem Chat gespeichert. Es werden keine vollständigen Webseiten geladen. Du kannst gespeicherte Gespräche jederzeit löschen. Für die kleinen Website-Symbole lädt unser Server Favicons über einen Dienst von Google; übermittelt wird nur der Domainname der Quelle, keine Nutzer-IP und kein Gesprächsinhalt. Beim bewussten Öffnen einer Quelle gelten die Datenschutzbedingungen der Zielwebsite.

Die bedarfsgerechte Recherche dient der Beantwortung deiner jeweiligen Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die zusätzliche KI-Auswertung setzt weiterhin deine Dash-Einwilligung voraus. Zum Schutz vor Missbrauch und zur Kostenbegrenzung führen wir kontobezogene Nutzungszähler. Serper beschreibt mögliche Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und nennt hierfür Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln. Seine allgemeinen Hinweise ersetzen keinen Nachweis der für die konkrete Nutzung erforderlichen Vereinbarungen. Informationen zu Aufbewahrung und Übermittlungsbedingungen erhältst du über unseren Datenschutzkontakt und in den Hinweisen von Serper. Für Business-Konten ist diese Webrecherche nicht verfügbar.

E-Mail-Versand

Transaktionsnachrichten, insbesondere Anmeldecodes, Passwort-Links, Einladungen, Sicherheits- und Vertragsbestätigungen, versenden wir über Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern (E-Mail-Dienst unseres Hosting-Anbieters). Dafür werden Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und gegebenenfalls Vertragsanhänge sowie technische Versanddaten verarbeitet. Für den Einsatz als Auftragsverarbeiter ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für gesetzlich vorgeschriebene Bestätigungen lit. c und für Sicherheitswarnungen lit. f.

Dein Entwurf auf der Startseite

Eine eingegebene Frage und die dort ausgewählte Datei bleiben zunächst im Arbeitsspeicher deines Browsers. Erst wenn du mit dem Entwurf fortfährst, halten wir ihn für die von dir gewünschte Übergabe durch Anmeldung oder Registrierung lokal bereit: verschlüsselt in der IndexedDB-Datenbank docsdash-start-v1, mit einem zufälligen Schlüssel und einer Kennung ausschließlich im Session Storage dieses Tabs (docsdash:landing-draft:v1). Wir übertragen dabei weder die Eingabe noch Dateinamen oder Dateiinhalte an unseren Server, in eine URL oder an einen KI-Anbieter. Der Entwurf ist nur im selben Browser und Tab für bis zu 30 Minuten abrufbar. Nach Ablauf wird er nicht mehr geöffnet; abgelaufene verschlüsselte Einträge werden beim nächsten Zugriff auf diese lokale Ablage bereinigt. Bei geschlossenem Browser läuft kein Löschprozess.

Nach der Anmeldung prüfst du die Übernahme in dein persönliches Konto. Beim Übernehmen oder Verwerfen entfernen wir die lokale Zwischenablage und ihren Schlüssel. Danach liegen übernommene Inhalte zunächst ungesendet im Chat; erst mit „Senden“ werden Dateien hochgeladen und Nachrichten verarbeitet. Die gesonderte KI-Einwilligung wird zuvor geprüft und durch die Registrierung nicht ersetzt. Du kannst die Auswahl entfernen oder sämtliche Website-Daten im Browser löschen. Für diesen ausdrücklich angeforderten Zwischenschritt nutzen wir ausschließlich notwendige lokale Speicherung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die Bereitstellung des gewünschten Einstiegs erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Cookies und Speicherung auf deinem Gerät

Auf unserer Startseite verwenden wir keine Analyse- oder Werbetracker. Der Cookie-Hinweis informiert über technisch notwendige Speicherung; seine Bestätigung ist keine Einwilligung in optionale Datenverarbeitung. Cookie-Einstellungen öffnet die Details jederzeit erneut.

Erst wenn du den Hinweis mit „Nur notwendige verwenden“ bestätigst, speichern wir docsdash-cookie-notice im Local Storage deines Browsers: Hinweisversion, Bestätigungszeitpunkt und den Wert „nur notwendig“, ohne Nutzerkennung. Nach 180 Tagen oder bei einer neuen Hinweisversion erscheint der Hinweis erneut; der Eintrag wird bei der nächsten Bestätigung ersetzt und kann jederzeit über die Website-Daten deines Browsers gelöscht werden. Er wird nicht an einen Analysedienst übertragen. Die Speicherung merkt sich die von dir gewählte Bestätigung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Aktuell bieten wir auf der Startseite keine optionalen Analyse- oder Werbedienste an. Solche Dienste dürften künftig erst nach einer gesonderten, informierten Einwilligung starten. Dash wird durch diesen Hinweis nicht freigegeben; dafür gelten die gesonderten KI-Einstellungen.

Eine kompakte Übersicht und den Zugang zu den Einstellungen findest du unter Cookies & Speicherung.

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• docsdash_verification: ordnet die noch unbestätigte Anmeldung deinem Browser zu. HttpOnly, bei HTTPS Secure, maximal 30 Minuten; wird nach erfolgreicher Bestätigung entfernt.
• docsdash_trusted_device: wird nur auf deinen Wunsch gesetzt und erlaubt für bis zu 30 Tage die Anmeldung mit Passwort ohne erneuten E-Mail-Code auf diesem Browser. HttpOnly, bei HTTPS Secure; wird beim Abmelden widerrufen.
• docsdash_session: hält dich nach der Anmeldung angemeldet. Das Cookie ist für Skripte nicht lesbar (HttpOnly), wird nur über HTTPS übertragen und läuft nach 7 Tagen oder bei der Abmeldung ab.
• docsdash_passkey: ordnet eine laufende Passkey-Anmeldung dem anfragenden Browser zu. HttpOnly, bei HTTPS Secure, höchstens fünf Minuten; nach Bestätigung oder Abbruch wird es entfernt.
• docsdash_2fa: ordnet eine laufende Bestätigung per Authenticator-App dem Browser zu; HttpOnly, bei HTTPS Secure, höchstens zehn Minuten.
• docsdash_oauth und docsdash_oauth_pending: nur bei der Anmeldung mit Google. Sie ordnen die Rückmeldung des Anbieters deinem Browser zu und schützen sie vor Fälschung. HttpOnly, bei HTTPS Secure, höchstens 10 bzw. 15 Minuten; sie werden nach der Anmeldung entfernt.
• FolioShare_…: merkt sich eine erfolgreiche Passworteingabe für einen Freigabelink bis zu 15 Minuten, höchstens bis zu dessen Ablauf; HttpOnly, bei HTTPS Secure.
• Business- und Projektseiten: Zugangscookies für passwortgeschützte Seiten gelten bis zu 30 Tage, sind HttpOnly und werden bei HTTPS als Secure gesetzt. Sie gewähren nur den jeweiligen Seitenzugriff. docsdash_workspace speichert die Auswahl des Business-Kontos bis zu einem Jahr; bei Auswahl des persönlichen Kontos wird es entfernt.

Für ausdrücklich gewählte Offline-Dateien, Vorschauen und Anzeigeeinstellungen verwendet DocsDash Local Storage, IndexedDB und Service-Worker-Speicher. Dabei werden Kopien aus deinem Konto auf das Gerät geladen und bei einer Online-Aktualisierung mit dem Server abgeglichen. Diese Kopien können auch nach dem Schließen der App verfügbar sein. Auf gemeinsam genutzten Geräten solltest du sie entfernen; du kannst die gespeicherten Website-Daten jederzeit über deinen Browser löschen.

Soweit Speicherung oder Zugriff unbedingt erforderlich sind, um den ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen, gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die damit verbundene personenbezogene Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. für erforderliche Sicherheitsmaßnahmen lit. f DSGVO. Das ist keine pauschale Ausnahme für beliebige spätere Analyse- oder Zusatzfunktionen: Einwilligungspflichtige Technologien dürfen erst nach einer gesonderten Zustimmung starten.

Deine gewählte Sprache speichern wir als „de“ oder „en“ im Cookie docsdash_locale für ein Jahr und unter docsdash.language.v1 im Local Storage bis zur Änderung oder Löschung der Website-Daten. Diese Einstellung gilt auf diesem Gerät für Website und App und enthält keine Nutzerkennung.

Meldungen und Entscheidungen über Inhalte

Über Inhalt melden kannst du auch ohne Konto auf mutmaßlich rechtswidrige Inhalte hinweisen. Wir verarbeiten den angegebenen Speicherort oder Link, die Kategorie, deine Begründung, die Bestätigung nach bestem Wissen sowie Namen und E-Mail-Adresse. Bei Meldungen zu vermutetem sexuellem Missbrauch oder sexueller Ausbeutung von Kindern sind Namen und Kontaktangaben freiwillig. Das Meldeformular nimmt keine Dateianhänge an und erstellt keine zusätzliche Kopie der gemeldeten Datei. Bitte beschreibe den Sachverhalt möglichst knapp und übermittle keine unnötigen Angaben über andere Personen.

Zur Bearbeitung speichern wir Vorgangsnummer, Eingangszeit, Status, die technische Zuordnung zum betroffenen Objekt und Konto, erforderliche Prüfanmerkungen, Entscheidungen mit Begründung und Grundlage sowie Zeitpunkt und verantwortliche Bearbeitungsperson. Bei einer erneuten Prüfung werden die ergänzende Erklärung und die weiteren Bearbeitungsschritte dokumentiert. Technische Missbrauchsschutzmaßnahmen beschränken automatisierte oder übermäßige Anfragen; die allgemeinen Hinweise zu Serverprotokollen gelten auch für das Meldeverfahren. Die Entscheidung über eine Inhaltsmeldung trifft eine zuständige Person; das bloße Absenden löst keine automatische Sperre aus.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung anwendbarer Melde-, Prüf- und Informationspflichten, insbesondere nach Art. 16 und 17 DSA. Für erforderliche Missbrauchsabwehr, freiwillige erneute Prüfungen und die Dokumentation zur Rechtsverteidigung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist, rechtswidrige Nutzung zu verhindern, Betroffene zu schützen und nachvollziehbare Entscheidungen zu ermöglichen. Enthält ein Einzelfall besonders geschützte Daten oder Angaben über Straftaten, müssen zusätzlich die einschlägigen Voraussetzungen nach Art. 9 bzw. 10 DSGVO vorliegen; die Auswahl einer Meldekategorie oder eine Meldung ist keine pauschale Einwilligung in solche Verarbeitungen.

Zugriff auf die vollständige Fallakte erhalten nur ausdrücklich berechtigte Bearbeitungspersonen. Meldende Personen können über einen privaten Statuslink den Bearbeitungsstand und die für sie bestimmte Entscheidung abrufen und eine begründete erneute Prüfung anfordern. Der zufällige Zugangsschlüssel wird für die Zugangsprüfung nur als Hash gespeichert. Bewahre den Link vertraulich auf: Wer ihn kennt, kann diese Ansicht öffnen. Die Fallakte ist nicht allein über die Vorgangsnummer öffentlich abrufbar. In der Versandwarteschlange kann der private Link bis zur erfolgreichen Zustellung enthalten sein.

Bei vorhandener E-Mail-Adresse versenden wir Eingangs- und Entscheidungsnachrichten über den beschriebenen Maildienst. Betroffene Kontoinhaber, bei Business-Inhalten dessen Inhaber, erhalten die für die Beschränkung und ihre Überprüfung erforderlichen Angaben. Wir übernehmen weder die vollständige Originalmeldung noch Namen oder E-Mail-Adresse der meldenden Person automatisch in diese Benachrichtigung. Eine ausnahmsweise erforderliche Identitätsübermittlung oder Behördenauskunft wird gesondert auf ihre Rechtsgrundlage und Erforderlichkeit geprüft; eine uneingeschränkte Vertraulichkeitszusage gegenüber berechtigten Behörden ist damit nicht verbunden.

Abgeschlossene Fallakten mit Meldetexten, Kontaktangaben und Bearbeitungsverlauf werden bis zum Ende des dritten auf den Abschluss folgenden Kalenderjahres aufbewahrt und danach im Wartungslauf gelöscht. Maßgeblich ist das Kalenderjahr in Europe/Berlin: Abschluss im Jahr 2026 bedeutet reguläre Löschung nach dem 31. Dezember 2029. Bei einer erneuten Prüfung läuft die Frist ab deren Abschluss. Weiterhin erforderliche Zugangsbeschränkungen werden getrennt mit den zu ihrer Durchsetzung notwendigen Objekt-, Konto- und Entscheidungsangaben geführt und auf ihre Erforderlichkeit überprüft. Eine aktive Beschränkung verlängert nicht pauschal die Speicherung der vollständigen Meldung. Bei einer konkreten gesetzlichen Sicherungspflicht oder einem Rechtsstreit können erforderliche Unterlagen zweckgebunden und getrennt gesichert werden; solche Ausnahmen müssen im Einzelfall begründet sein.

Empfänger

Je nach genutzter Funktion erhalten Daten unser Hosting-Anbieter, Cloudflare, Inc., der E-Mail-Anbieter, bei Google-Anmeldung die Google Ireland Limited, für Zahlungen Stripe Payments Europe, Ltd., für Dash DeepInfra Inc., bei bedarfsgerechter Webrecherche Serper und der Google-Favicon-Dienst, bei Verifizierung Didit, bei der Browser-Sprachsuche deren Erkennungsdienst und beim aktivierten Passwortcheck Have I Been Pwned. Hinzu kommen berechtigte Teammitglieder, eingeladene Personen und Besucher deiner freigegebenen Inhalte. Behörden, Gerichte oder beruflich zur Vertraulichkeit verpflichtete Berater erhalten Daten nur bei einer gesetzlichen Pflicht oder soweit für die konkrete Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. c bzw. f DSGVO).

Bei Empfängern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist neben einer Verarbeitungsgrundlage ein Mechanismus nach Art. 44 ff. DSGVO erforderlich, etwa ein für den Empfänger einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder vereinbarte Standardvertragsklauseln mit erforderlichen zusätzlichen Maßnahmen. Ein Anbieterstandort oder eine EU-Speicherregion allein genügt nicht. Auskunft zu Empfängern und eine Kopie der für die jeweilige Übermittlung maßgeblichen Garantien kannst du unter michael.caspar@quove-creativ.de anfordern. Für Dash und die Browser-Sprachsuche beachte besonders die oben beschriebenen Einschränkungen.

Speicherdauer

Erforderliche Vertrags-, Kündigungs- und Widerrufsbestätigungen werden zur verlässlichen Zustellung in einer geschützten Versandwarteschlange gespeichert. Diese enthält vorübergehend Empfängeradresse, Nachricht und gegebenenfalls die Vertragskopie. Nach Annahme durch den Mailserver werden Nachricht und Empfänger aus der Warteschlange entfernt; der Versandstatus bleibt höchstens 90 Tage. Bei Versandfehlern erfolgen Wiederholungen und erforderlichenfalls eine manuelle Klärung. Die zugrunde liegende Vertragserklärung wird davon getrennt für die nachfolgend beschriebenen Nachweiszwecke gespeichert.

• Kontodaten und Inhalte speichern wir, solange dein Konto besteht. Nach Löschung des Kontos werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Dateien im Papierkorb werden nach 30 Tagen durch die automatische Bereinigung endgültig entfernt. Die Ausführung erfolgt in Wartungsläufen. Eine ausdrücklich gewählte endgültige Löschung entfernt die Datei früher aus dem aktiven Bestand.
• Beim Ersetzen einer Datei und Bearbeiten einer Notiz behalten wir bis zu 30 frühere Stände. Sie zählen zum Speicherplatz und werden beim endgültigen Löschen der Datei ebenfalls entfernt.
• Sitzungen verlieren spätestens nach sieben Tagen ihre Gültigkeit. Abgebrochene Uploads können nach 24 Stunden ohne Aktivität bereinigt werden. Abgelaufene Sicherheitsnachweise werden bei den jeweiligen Anmelde- und Wartungsvorgängen entfernt.
• Abgeschlossene oder endgültig fehlgeschlagene Ablaufprotokolle werden nach 30 Tagen bei der Ablaufbereinigung entfernt; vorläufige Assistenten-Entwürfe verfallen regelmäßig nach 48 Stunden.
• KI-Einwilligungen und deren Widerrufe werden mit Zeitpunkt, Konto, erklärender Person, Textversion und dem serverseitig dokumentierten Text als getrennte Nachweise gespeichert. Bei älteren Einwilligungen ohne archivierten Text wird diese Einschränkung kenntlich gemacht; fehlende Nachweise werden nicht nachträglich erfunden. Ein Widerruf beendet die Freigabe für neue KI-Anfragen und löscht nicht den Nachweis der zuvor erklärten Zustimmung. Nach Widerruf oder Ablösung werden diese Nachweise bis zum Ende des dritten folgenden Kalenderjahres zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht und zur Rechtsverteidigung aufbewahrt (Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 sowie lit. f DSGVO); anschließend erfolgt die Bereinigung.
• Weitere Vertragsnachweise und erforderliche Korrespondenz werden zweckgebunden für die Vertragsdauer und anschließend so lange aufbewahrt, wie gesetzliche Pflichten oder die konkrete Durchsetzung bzw. Abwehr von Ansprüchen dies erfordern. Die gesonderten Fristen für AVV und API-Daten stehen in den jeweiligen Abschnitten. Bei einem konkreten Rechtsstreit können erforderliche Unterlagen getrennt für dessen Dauer gesichert werden; das verlängert nicht pauschal die Speicherung sämtlicher Kontodaten.
• Handels- und steuerrechtliche Unterlagen werden nach ihrer Art aufbewahrt: Buchungsbelege regelmäßig acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Fristen beginnen grundsätzlich am Ende des maßgeblichen Kalenderjahrs; besondere gesetzliche Verlängerungen bleiben vorbehalten. Diese Pflichten rechtfertigen keine pauschale Aufbewahrung sämtlicher hochgeladener Dateien. Verarbeitete Stripe-Zahlungsereignisse werden nach 90 Tagen bereinigt.

Zu Umfang und Aufbewahrung der betrieblichen Sicherungskopien erhältst du Auskunft über unseren Datenschutzkontakt. Soweit gelöschte Daten noch in Sicherungskopien vorhanden sind, werden sie nicht für den laufenden Betrieb genutzt und im regulären Überschreibungszyklus entfernt. Bei einer Wiederherstellung sind bereits erklärte Löschungen erneut zu berücksichtigen. Sicherheits- und Aufbewahrungsprozesse ergänzen die automatische Bereinigung; gesetzlich aufbewahrte Daten werden für andere Zwecke gesperrt.

Deine Rechte

Du hast gegenüber uns das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Deine Dateien kannst du jederzeit selbst herunterladen. Die Löschung deines Kontos kannst du jederzeit per E-Mail an michael.caspar@quove-creativ.de verlangen.

Widerspruch: Gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Wir verarbeiten dann nur weiter, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, etwa zwingende überwiegende Gründe oder erforderliche Rechtsansprüche. Gegen Direktwerbung wäre jederzeit ohne besondere Begründung Widerspruch möglich; DocsDash verwendet deine Inhalte nicht für Direktwerbung.

Wir beantworten Rechteanfragen grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang. Bei gesetzlich zulässiger Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate informieren wir dich innerhalb des ersten Monats über den Grund. Anfragen sind grundsätzlich unentgeltlich. Bestehen begründete Zweifel an deiner Identität, fordern wir nur die für die Zuordnung erforderlichen zusätzlichen Angaben an.

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere an deinem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für Rheinland-Pfalz erreichst du den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, über datenschutz.rlp.de. Eine vorherige Kontaktaufnahme mit uns ist keine Voraussetzung.

Datensicherheit

Wir schützen deine Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, unter anderem durch verschlüsselte Übertragung, verschlüsselte Speicherung deiner Dateien (AES-256, jede Datei mit eigenem Schlüssel), gehashte Passwörter, getrennte Arbeitsbereiche je Konto, Schutz vor fremden Anfrageherkünften, begrenzte Anmeldeversuche und widerrufbare Sitzungen. Einen absoluten Schutz kann jedoch kein Online-Dienst garantieren.

Die Schlüssel gewöhnlicher Dateien werden serverseitig verwaltet, damit berechtigte Vorschauen, Downloads und Funktionen möglich sind. Diese Speicherung ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Für Tresor-Dateien gilt das oben erläuterte andere Schlüsselmodell. Ein Datenexport oder eine lokale Kopie unterliegt anschließend auch dem Schutz des jeweiligen Zielgeräts.

Änderungen

Wir aktualisieren diese Hinweise bei tatsächlichen Änderungen und kennzeichnen den Stand. Eine neue Textfassung begründet keine neue Verarbeitungsbefugnis. Vor einer erforderlichen neuen Einwilligung oder einer zweckändernden Verarbeitung informieren wir dich gesondert nach den gesetzlichen Vorgaben.